Manual interno de políticas y procedimientos para atender reclamos de los titulares de información personal

De conformidad con lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, sus decretos reglamentarios y el Decreto 1377 de 2013, que reglamenta parcialmente la mencionada ley, BIOFREN LTDA, identificada con NIT 900.084.570-1, con domicilio en la Carrera 56 N° 153-84 Torre 5 Apto. 301 Bogoá D.C., BIOFREN LTDA, informa a sus Clientes, trabajadores, proveedores, terceros y en general a todos los titulares de información de carácter personal, en adelante GRUPOS DE INTERÉS, y a todas las personas que hayan facilitado o que en el futuro faciliten sus datos personales sobre el contenido del presente manual:

1. introducción

El artículo 15 de la Constitución Política colombiana establece que “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas (…)”.

Este precepto constitucional, consagra tres derechos fundamentales autónomos a saber: intimidad, buen nombre y habeas data.

El precepto constitucional que se desarrolla en este documento es el de “habeas data”, derecho que garantiza y protege todo lo relacionado con el conocimiento, actualización, rectificación y oposición de la información personal contenida en bases de datos y archivos, el cual se compone de dos elementos: la autodeterminación informática y la libertad y ha sido desarrollado y protegido mediante la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

2. definiciones

Base de Datos: Conjunto organizado de datos de carácter personal que sea objeto de tratamiento, de Clientes, Empleados, Proveedores o cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.

Consentimiento: Toda manifestación de voluntad, libre, expresa, inequívoca e informada, mediante la que el Cliente, Proveedor y Empleado acepta el tratamiento de datos personales que le conciernen.

Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, información de tipo numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a personas físicas identificadas e identificables.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

Grupos de Interés: Hace referencia a los Clientes, Trabajadores, Proveedores y en general a todos los titulares de información de carácter personal sobre los cuales BIOFREN LTDA sea responsable del tratamiento de su información.

Habeas Data: Es el derecho que todo titular de información tiene de: conocer, actualizar, rectificar u oponerse a la información concerniente a sus datos personales.

Titulares de Datos Personales: Clientes, Trabajadores, Proveedores, Terceros y en general a todos los titulares de información de carácter personal personas físicas que se encuentran en las bases de datos de BIOFREN LTDA y sobre los cuales ejerce tratamiento en calidad de responsable.

Tratamiento: Conjunto de operaciones o procedimientos técnicos de carácter automatizado o no, que permitan la recogida, grabación, conservación, elaboración, modificación, consulta, utilización, bloqueo o supresión de información.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento de los datos personales.

3. objeto

Este documento tiene como objeto informar a los GRUPOS DE INTERÉS y en general a todas las personas que hayan facilitado o que en el futuro faciliten sus datos personales a BIOFREN LTDA, sobre la política de tratamiento de la información personal y permitir a los titulares de los datos personales ejercer su derecho de habeas data, estableciendo el procedimiento necesario que estos deben seguir si desean conocer, actualizar, rectificar y oponerse a los datos que se encuentren en las bases de datos y/o archivos de la entidad. Este manual está orientado a proteger y garantizar todo lo concerniente al tratamiento de datos personales, las libertades y los derechos de tipo fundamental que tienen todas las personas naturales.

El presente manual se desarrolló con fundamento en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos complementarios o reglamentarios vigentes, en cuanto al cumplimiento del aviso de privacidad que se debe brindar a los titulares de la información personal por parte de BIOFREN LTDA, quien actúa como responsable del tratamiento de los datos personales que tenga en su poder BIOFREN LTDA y que se encuentre sujeta a la ley 1581 de 2012.

Por medio de este documento se notificará al titular de la información personal, las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables a sus datos personales. De igual forma se explicará la forma de acceder a sus datos personales y se determinará la manera cómo se dará tratamiento y posterior uso a los datos personales.

4. principios rectores de protección de datos

Este manual cumple con todos y cada uno de los principios rectores contemplados en la Ley 1581 de 2012 relativos al tratamiento de datos personales los cuales son:
• Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos. Principio de finalidad.
• Principio de libertad.
• Principio de veracidad o calidad.
• Principio de transparencia.
• Principio de acceso y circulación restringida.
• Principio de seguridad.
• Principio de confidencialidad.

5. derechos y procedimientos

Este manual cumple con todos y cada uno de los principios rectores contemplados en la Ley 1581 de 2012 relativos al tratamiento de datos personales los cuales son:

Para la protección de sus datos personales los GRUPOS DE INTERÉS tendrán los siguientes derechos:
• Conocer y acceder a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
• Actualizar los datos personales que hayan sido objeto de un tratamiento.
• Rectificar los datos personales que hayan sido objeto de un tratamiento.
• Oponerse y cancelar su autorización para el tratamiento de sus datos personales, cuando en el tratamiento de los mismos no se hayan respetado los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales.

Estos derechos podrán ser ejercidos directamente por el titular de la información, representante legal, su apoderado o su causahabiente, según el caso, siempre que se presente el documento idóneo para dicha representación, como lo es un poder general firmado y autorizado.
5.1. Derecho de Conocimiento y Acceso. Toda persona natural tendrá el derecho de conocer si sus datos personales han sido sometidos a un tratamiento por parte de BIOFREN LTDA en los términos expresados en la norma, además de ejercer el derecho de conocer el origen de sus datos y si los mismos han sido cedidos o no a terceros y, por ende, la identificación de los cesionarios.
5.2. Derecho de Actualización. Toda persona natural tendrá el derecho de actualizar la información conservada por BIOFREN LTDA como datos personales en los términos expresados en la norma.
5.3. Derechos de Rectificación. Toda persona natural tiene el derecho de comprobar frente al responsable del tratamiento de la información, la exactitud y veracidad y solicitar la rectificación de sus datos personales recolectados cuando los mismos resulten inexactos, estén incompletos o conlleven a error. Los titulares de la información deberán indicar los datos que solicitan rectificar y además acompañar la documentación que justifique lo solicitado.
5.4. Solicitud de oposición y supresión. El titular de la información personal deberá indicar los datos que se deben suprimir o rectificar, aportando si es del caso la documentación o prueba que lo justifique. La supresión dará lugar al bloqueo de sus datos, conservándolos por parte del responsable, con el único fin de que estos sean accesibles a autoridades administrativas o judiciales, siempre obedeciendo el plazo de prescripción que exista sobre los mismos.

Cumplido este plazo debe procederse por parte del responsable a la supresión definitiva de la información personal del interesado o afectado, que repose en nuestras bases de datos o archivos.

Igualmente, el titular podrá solicitar la supresión de sus datos personales cuando el tratamiento de los mismos por parte del responsable o encargado resulte excesivo e inadecuado.

Los datos de los titulares de la información serán conservados durante los tiempos previstos en las normas aplicables y/o dependiendo del caso, de las relaciones contractuales entre el titular de la información personal y el responsable del tratamiento.

En todo caso la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

6. procedimientos de consulta para el conocimiento, actualización, rectificación y supresión sobre los datos personales de los titulares

De conformidad con lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, para ejercer los derechos mencionados en el numeral QUINTO del presente documento, el titular de la información podrá dirigir una comunicación escrita a la sede principal de BIOFREN LTDA ubicada Cr 29ª 69 67 Manizales (Caldas) ; de igual forma usted podrá realizar su solicitud mediante correo electrónico a la siguiente dirección: [email protected] indicando en el asunto: DERECHO DE HABEAS DATA conforme a nuestro Manual Interno de Políticas Y Procedimientos Para Atender Reclamos de Los Titulares de Información Personal el cual usted podrá encontrar en la siguiente dirección electrónica: www.biofren.com.co

1. Requisitos para ejercer el derecho de habeas data a través de apoderado.
   Este derecho puede ejercerse por el interesado debidamente identificado o por el apoderado del titular de la información personal (se debe adjuntar copia del poder con la solicitud). Si se llegare a presentar la solicitud por parte de una persona que no fuese el titular de la información personal, sin cumplir con la presentación del documento idóneo que sustente la representación, ésta deberá ser tenida como no presentada y no se dará respuesta a dicho requerimiento.
   Los menores de edad deberán ejercer su derecho de habeas data a través de quien acredite su representación legal (Tutor, curador, etc).
2. Consultas.
   Los titulares de la información, que deseen realizar consultas, deberán tener en cuenta que BIOFREN LTDA, como responsable o encargada del tratamiento de la información personal de sus GRUPOS DE INTERES, deberán suministrar a dichas personas toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.
   La consulta se formulará por el medio habilitado y será atendida en un término máximo de diez (20) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud.
   Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, sin perjuicio de las disposiciones contenidas en leyes especiales o reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional que podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.
3. Reclamos.
   El Titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de rectificación, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en ley 1581, podrá presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
   (i) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
   (ii) Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo y se archivara.
   (iii) En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará la situación al interesado.
   (iv) Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
   (v) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible se notificara al peticionario y/o titular de la información de los datos personales por el medio más idóneo y expedito que no se podrá atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
4. Procedibilidad.
   El titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento.
   La persona interesada o afectada que desee ejercer cualquiera de los derechos citados en este documento, podrá hacerlo por comunicación escrita a la entidad responsable del tratamiento de su información personal, acompañando dicha solicitud de su firma y copia de la identificación personal o documento similar análogo.
5. Contenido de la información entregada por parte de BIOFREN LTDA

Toda información que se brinde al titular de los datos personales deberá ser legible, precisa y verificable.

7. mecanismos de seguridad de la información personal que reposa en la base de datos de BIOFREN LTDA

BIOFREN LTDA tiene mecanismos que funcionan para controlar el acceso a las bases de datos, entre las que se encuentran la AUTENTICACIÓN, que es la verificación de la identidad del usuario, generalmente cuando entra en el sistema o la red, o accede a la base de datos.

La técnica más usual es la autenticación utilizando contraseñas, estas serán del mayor número de caracteres posibles y complejos para que sea más difícil burlar este mecanismo.

Además esta contraseña es confidencial y no será conocida por nadie más que el usuario, esto evitará que se vea comprometida la información de la Empresa y al propio dueño de la contraseña.

Otro de los mecanismos utilizados por BIOFREN LTDA es la AUTORIZACIÓN, que es un proceso interno por el cual se determina qué, cómo y cuándo un usuario autenticado puede utilizar los recursos de la Empresa. El grado de autorización puede variar dependiendo de que sea lo que se está protegiendo.

No todos los datos que maneje la Empresa son igual de críticos, por ende, esta información se organiza en niveles y cada nivel tiene una autorización.

Dicha autorización queda registrada mediante un formato o una contraseña para que pueda ser controlada posteriormente.

Esta autorización asegura la confidencialidad e integridad de la información incrustada en las bases de datos, y puede dar o denegar el acceso tanto a perfiles de lectura, modificación, creación o borrado de datos.

La ADMINISTRACIÓN en los departamentos que intervienen en Seguridad Informática, es la que establece, mantiene y elimina las autorizaciones de los usuarios del sistema, los recursos del sistema y las relaciones usuarios-recursos del sistema.

Esta administración es una tarea en continuo cambio y evolución, en la cual la Empresa está al tanto de las nuevas tecnologías y los nuevos riesgos que se presenten.

Se cuenta con un centro de procesamiento de datos, con servidores de red funcionando 24 horas y 7 días a la semana y siendo monitoreado por el Departamento de Sistemas y con terceros encargados del monitoreo del adecuado funcionamiento, contando con un Sistema de protección y resguardo de los datos, a través de un firewall y antivirus. Se generan copias de respaldo de acuerdo a la criticidad de la aplicación.

formato escrito para el ejercicio del derecho de habeas data

aviso de privacidad para BIOFREN LTDA

De conformidad con lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, BIOFREN LTDA con NIT 900.084.570-1, con domicilio en la Carrera 56 N° 153-84 Torre 5 Apto. 301 Bogotá D.C, en adelante BIOFREN LTDA, informa a sus Clientes, Trabajadores, Proveedores y terceros y en general a todos los titulares de información de carácter personal que hayan facilitado o que en el futuro faciliten sus datos, que estos serán incorporados en las BASES DE DATOS de propiedad de BIOFREN LTDA.

datos de naturaleza publica

BIOFREN LTDA podrá utilizar sin previa autorización del titular, información de carácter personal siempre y cuando la misma sea de naturaleza pública. Se deberá entender por datos públicos aquellos que se encuentran contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.

DATOS SENSIBLES.

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

BIOFREN LTDA podrá tratar los datos personales sensibles, sin la autorización expresa del titular de los datos de carácter personal cuando:
• El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
• El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento él, adoptará las medidas conducentes a la supresión de identidad del Titular
• En los demás casos en los que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

En el evento que BIOFREN LTDA requiera utilizar datos sensibles para los casos no contemplados como excepción, se buscará la debida autorización, previa, expresa y explicita con el fin de salvaguardar en todo momento la intimidad del titular de los datos de carácter personal.

BIOFREN LTDA informa que en cumplimiento de la Ley 1581 y sus decretos reglamentarios, se han adoptado medidas de control de tipo legal, técnico y organizacional para evitar el acceso, pérdida o alteración de los datos personales a los cuales realiza tratamiento.

De igual forma a través de la implementación de estas medidas el objetivo de BIOFREN LTDA es garantizar en todo momento la seguridad e integridad de sus datos personales durante todo el tratamiento que se lleve a cabo; esto se verá reflejado en el Manual Interno de Políticas y Procedimientos Para Atender Reclamos de Los Titulares de Información Personal.

Los titulares de la información de carácter personal a través de su consentimiento aceptan libre, expresa, previa y de forma inequívoca que sus datos sean tratados por parte de BIOFREN LTDA para llevar a cabo las siguientes finalidades establecidas para cada uno de los siguientes grupos objetivos:

2. trabajadores

2.1. Desarrollar y gestionar procesos de reclutamiento, selección y contratación de personal.

2.2. Administrar todo tipo de comunicaciones a nivel interno.

2.3. Administrar los datos de carácter personal con el fin de gestionar la participación de empleados en programas desarrollados por BIOFREN LTDA

2.4. Administrar los datos de carácter personal sobre remuneraciones, contribuciones, obligaciones, y prestaciones, así como, retribuciones, impuestos y aportes del personal a entidades donde este autorice.

2.5. Administrar los datos de carácter personal para gestionar la correcta incorporación de estos en los expedientes del personal y la generación de documentos y datos solicitados por el colaborador.

2.6. Controlar la asistencia, el acceso físico y lógico (acceso a redes de la compañía) a instalaciones y activos de información de la Cooperativa.

2.7. Gestión de los datos de carácter personal sobre desempeño, valoración y capacitación sobre habilidades, competencias y seguridad de los trabajadores.

2.8. Administrar los datos de carácter personal del trabajador para la correcta asignación de herramientas de trabajo y uso de activos de información.

2.9. Administrar los datos de carácter personal para llevar a cabo la afiliación a cajas de compensación familiar y entidades prestadoras de salud. (ARL, PAGO DE IMPUESTOS, etc.) .

2.10. Administrar los datos de carácter personal de los trabajadores para realizar el correcto depósito de nómina, descuentos de nómina o informes de pagos realizados a terceros como entidades financieras, fondos de empleados y otros, previa autorización del trabajador.

3. proveedores y terceros

3.1. Administrar la información de proveedores para asegurar la correcta integración de los datos y los expedientes de los proveedores y terceros en los archivos y bases de datos de BIOFREN LTDA.

3.2. Administrar los datos de carácter personal de proveedores y/o para desarrollar procesos de selección, evaluación y adjudicación de contratos para contratistas y/o proveedores.

3.3. Administrar los datos de carácter personal para realizar pagos a contratistas y/o proveedores.

3.4. Administrar los datos de carácter personal para controlar el acceso físico y lógico (acceso a redes de la compañía), a instalaciones y activos de información de BIOFREN LTDA

Otras finalidades: Salvo que usted como titular de los datos personales revoque su autorización para las finalidades que se determinan a continuación, le informamos que en el evento de ser necesario sus datos personales podrán ser cedidos para ser seleccionados como destinatarios de estudios, ofertas de productos o servicios que puedan ser de su interés por parte de otras entidades de naturaleza pública o privada, con las cuales BIOFREN LTDA genere o tenga alianzas o acuerdos.

DERECHOS QUE LE ASISTEN COMO TITULAR DE DATOS PERSONALES.

Para ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, prueba de autorización y oposición en cualquier momento, usted deberá dirigir su petición o reclamo a BIOFREN LTDA, identificada con NIT 900.084.570-1, con domicilio Carrera 56 N° 153-84 Torre 5 Apto. 301 Bogotá D.C.

De igual forma usted podrá realizar su solicitud mediante correo electrónico a la siguiente dirección: [email protected] indicando en el asunto: DERECHO DE HABEAS DATA conforme a nuestro Manual Interno de Políticas Y Procedimientos Para Atender Reclamos de Los Titulares de Información Personal el cual usted podrá encontrar en la siguiente dirección electrónica: www.biofren.com.co

Manizales (Caldas) Mayo de 2020.